Skip to content

Chủ đề gợi ý

Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Bạn đã biết điều này chưa?
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Cuộc sống sinh viên
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Thông tin công nghệ
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Phim hay nè!
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Cười chút chơi!
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Sống tốt mỗi ngày
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Chút tâm sự
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Thông tin về y tế, sức khỏe
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Tài liệu học tập
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Thông tin nghề nghiệp

Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?

Quản lý văn phòng - Office Manager là người đảm nhiệm có vai trò điều phối các hoạt động của nhân viên cấp dưới thuộc phòng ban của mình.

Tổng quan ngành nghề Office Manager

Quản lý văn phòng (Office Manager) thiết lập sự ưu tiên công việc và quản lý chi phí phù hợp. Họ phân tích các hoạt động và chiến lược hành chính, cũng như hiệu suất của nhân viên, để đề xuất và thực hiện các phương pháp, triển khai hệ thống làm việc nhằm cải thiện năng suất hoạt động của phòng

Nói cách khác, Office Manager giám sát và điều phối tất cả các hoạt động hành chính của tổ chức, ngoại trừ trong các tổ chức lớn hơn, nơi mọi bộ phận (ví dụ: Kế toán và Nhân sự) thường được quản lý bởi một Người quản lý Văn phòng chuyên ngành. Mặt khác, Quản lý văn phòng làm việc trong các tổ chức nhỏ hơn có thể thực hiện một số các việc khác như các nhiệm vụ của  Administrative Assistant hoặc Executive Assistant. Chẳng hạn như lập kế hoạch các cuộc họp và lịch trình của cấp cao.

Quản lý văn phòng - Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?

Có thể hiểu được, nhiệm vụ của Office Manager sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại tổ chức họ làm việc, từ lĩnh vực Pháp lý đến Y tế,…. Họ báo cáo cho Giám đốc điều hành (CEO), Quản lý cấp cao.

Trách nhiệm chính

Dưới đây là danh sách không đầy đủ các tác vụ phổ biến Office Manager bắt buộc phải hoàn thành.

  • Phát triển, thực thị thi, và giám sát các kế hoạch, quy trình và hệ thống chiến thuật và các hoạt động khác nhằm tuân thủ các mục tiêu chiến lược, chính sách, thủ tục, ngân sách, thời hạn và các yêu cầu liên quan khác của tổ chức.
  • Thuê nhân viên mới hoặc hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong quá trình tuyển dụng.
  • Đào tạo, cố vấn, giám sát và kỷ luật nhân viên hành chính để đảm bảo hiệu quả chung của hoạt động hàng ngày:
    • Phân công giám sát và giám sát các nhiệm vụ hành chính trong các lĩnh vực khác nhau trong tổ chức.
    • Đảm bảo các mục tiêu phải được hoàn thành và đáp ứng thời hạn. Đồng thời, đảm bảo các dự án phải luôn tuân thủ các chính sách của công ty.
    • Liên lạc với các bộ phận khác để đảm bảo công việc quản lý hoạt động trơn tru.
  • Giám sát các hoạt động lập ngân sách và kế toán, bao gồm bảng lương, đối chiếu ngân hàng, chuyển tiền của tổ chức và báo cáo tài chính:
    • Lập kế hoạch ngân sách. Chuẩn bị và giám sát các hoạt động kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ các mục tiêu, chính sách và thủ tục của tổ chức
    • Đảm bảo các hoạt động hành chính và dịch vụ vẫn nằm trong giới hạn ngân sách.
  • Giám sát bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng, cũng như thay thế các vật tư bị thiếu:
    • Xác định vật tư còn thiếu trong văn phòng và nhanh chóng bổ sung.
    • Xem xét tất cả các đơn đặt hàng từ các nhà cung cấp nhằm đảm bảo giá tốt nhất.
    • Xây dựng và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với các nhà cung cấp và các Agency.
    • Theo dõi và cung cấp hóa đơn cho nhóm Kế toán khi có yêu cầu.
  • Xử lý các khiếu nại và giải quyết chúng. Đồng thời, tiến hành điều tra, theo yêu cầu:
    • Điều tra, tìm kiếm các phản hồi, bằng chứng để giải quyết các công việc nội bộ một cách triệt để.
  • Chuẩn bị các báo cáo, thuyết trình và ghi lại các thông tin cân thiết của cuộc họp:
    • Tóm tắt hoạt động văn phòng, xác định nguyên nhân và đưa ra khuyến nghị phù hợp.
    • Đánh giá và báo cáo hiệu suất của nhân viên và đo lường kết quả theo tiêu chuẩn của công ty.
    • Cung cấp phản hồi và đưa ra các khuyến nghị và điều chỉnh cần thiết cho các phương pháp và hệ thống làm việc hiện tại.
  • Giám sát bảng chấm công của nhân viên
    • Xem xét và phê duyệt các giấy tờ đến sự phát triển hoặc thông báo bị bệnh và nghỉ phép.
    • Trong một số trường hợp, lập kế hoạch và điều phối các sự kiện của nhân viên như đi chơi nhóm, lễ kỷ niệm và gây quỹ từ thiện.
Quản lý văn phòng - Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?

Nhiệm vụ hàng ngày

  • Đào tạo, cố vấn, giám sát và kỷ luật nhân viên hành chính.
  • Đảm bảo hiệu quả tổng thể của hoạt động hàng ngày bằng cách giám sát quy trình làm việc hàng ngày và phân công nhiệm vụ phù hợp giữa các nhân viên.
  • Theo dõi hiệu suất của nhân viên, ngân sách dự án và thời gian hoàn thành.
  • Đưa ra các khuyến nghị và điều chỉnh cần thiết cho các phương pháp và hệ thống làm việc hiện tại.
  • Chuẩn bị thuyết trình, đề xuất và báo cáo.
  • Giám sát bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng, cũng như thay thế các vật tư bị thiếu.

Kỹ năng và trình độ cần thiết

  • Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt:
    • Giao tiếp rõ ràng, cả bằng văn bản và bằng lời nói, để tạo ra một môi trường rõ ràng và giao tiếp với nhân viên, đồng nghiệp và giám đốc điều hành.
    • Có thể trình bày thông tin và ý tưởng cho các nhóm khác nhau, đơn giản hóa các vấn đề dài dòng, phức tạp.
    • Có khả năng truyền đạt thông tin hấp dẫn. Giọng điệu phù hợp để phát triển các mối quan hệ lâu dài bên trong và bên ngoài tổ chức. tạo điều kiện cho sự nổ lực làm việc của nhân viên và phát triển các mối liên kết, hợp tác.
    • Xử lý các yêu cầu và khiếu nại một cách chuyên nghiệp,
  • Kỹ năng lãnh đạo và cố vấn đặc biệt
    • Mô hình hóa các hành vi đạo đức và tác phong chuyên nghiệp để có thể tạo sự tin tưởng cao.
    • Thúc đẩy bản thân và những người khác để đạt được kết quả tốt.
    • Tháo vát, hoạt bát và thể hiện khát vọng mạnh mẽ và chủ động.
Quản lý văn phòng - Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
  • Có sự đồng cảm
    • Được mọi người chú trọng. 
    • Sẵn sàng đặt lợi ích của khách hàng và đồng nghiệp lên hàng đầu.
  • Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề và ra quyết định:
    • Xác định các vấn đề và giải quyết vấn đề kịp thời bằng cách sử dụng sáng tạo và phán đoán hợp lý
    • Có thể thu thập, giám sát và phân tích tất cả các loại dữ liệu định lượng và định tính vào các báo cáo và trình bày thông tin cho các mục đích hoạch định chiến lược và giải quyết vấn đề.
  • Kỹ năng quản lý dự án và tổ chức xuất sắc
    • Có khả năng làm việc độc lập và là một phần của nhóm trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh.
    • Linh hoạt và sẵn sàng làm việc trong môi trường làm việc có sự thay đổi liên tục
    • Có trách nhiệm cao.
  • Kỹ năng hành chính
  • Thành thạo trong xử lý văn bản máy tính, bảng tính và các ứng dụng cơ sở dữ liệu.
  • Có khả năng gõ với tốc độ 40 đến 60 từ mỗi phút.
  • Mức độ toàn vẹn, uy tín và bảo mật cao.

Bên cạnh các kỹ năng được liệt kê ở trên, Office Manager cần có được kiến ​​thức sâu rộng về thực hành và thủ tục văn thư, cũng như các nguyên tắc quản lý kinh doanh. Để có thể làm được, họ thường hoàn thành một chương trình học sau đại học về Quản trị, Kinh doanh hoặc Kế toán.

Có kiến ​​thức cơ bản về lĩnh vực mà ứng viên muốn làm việc luôn là điều bắt buộc. Do đó, Quản lý Văn phòng có thể chọn theo đuổi các bằng cấp và khóa học bổ sung trong lĩnh vực đang làm.

Hầu hết các vị trí Quản lý Văn phòng yêu cầu tối thiểu 3 đến 5 năm kinh nghiệm quản lý hành chính trước đó, trong khi một số vị trí có thể yêu cầu tối đa 10 năm. Kinh nghiệm quản lý dự án, quản lý sự kiện,.. là một lợi thế nhất định.

Sinh Viên Plus tổng hợp

Gửi bài cộng tác :  bientap@sinhvienplus.vn

Chủ đề gợi ý

Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Bạn đã biết điều này chưa?
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Cuộc sống sinh viên
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Thông tin công nghệ
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Phim hay nè!
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Cười chút chơi!
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Sống tốt mỗi ngày
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Chút tâm sự
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Thông tin về y tế, sức khỏe
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Tài liệu học tập
Quản lý văn phòng – Office Manager là gì? Yêu cầu như thế nào?
Thông tin nghề nghiệp

Tìm kiếm