Skip to content

Chủ đề gợi ý

Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Bạn đã biết điều này chưa?
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Cuộc sống sinh viên
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Thông tin công nghệ
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Phim hay nè!
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Cười chút chơi!
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Sống tốt mỗi ngày
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Showbiz Việt
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Chút tâm sự
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Thông tin về y tế, sức khỏe
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Tài liệu học tập

Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?

Trợ lý điều hành Executive Assistant là những người hỗ trợ trực tiếp cho giám đốc hoặc các bộ phận quản lý cấp cao khác trong công ty.

Tổng quan về Trợ lý điều hành Executive Assistant

Trợ lý điều hành là những người hỗ trợ các giám đốc, bộ phận quản lý cấp cao quản lý lịch trình và thiết lập các cuộc hẹn. Họ lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát tất cả các thủ tục hành chính và hoạt động và cả quản lý các tài liệu.

Trợ lý điều hành - Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?

Không giống như Trợ lý hành chính , Trợ lý điều hành ngoài việc hoàn thành một loạt các nhiệm vụ văn thư, họ còn còn đưa ra lời khuyên và khuyến nghị chuyên nghiệp khác. Họ thường đóng vai trò đại diện giám đốc để liên lạc với các cá nhân và tổ chức. Đôi khi họ cũng có thể thay mặt cho các giám đốc điều hành và điều phối các hoạt động Quan hệ công chúng.

Trách nhiệm chính

Dưới đây là danh sách không đầy đủ các nhiệm vụ phổ biến Trợ lý điều hành được yêu cầu phải hoàn thành.

  • Hoạt động như một đầu mối tiếp nhận thông tin và sắp xếp ưu tiên cho giám đốc
  • Trả lời các thông tin và chuẩn bị các tài liệu cần thiết khi giám đốc yêu cầu.
  • Thay mặt giám đốc gặp gỡ những đối tác, các bộ phận khác trong công ty.
  • Xem lại và lọc tất cả thư, cuộc gọi, email và fax đến và đi:
    • Giám sát và giám sát tất cả các thư từ và báo cáo nội bộ;
    • Điều phối dịch vụ chuyển phát nhanh được chỉ định
    • Liên tục theo dõi, trả lời và chuyển tiếp email đến và cập nhật và duy trì danh sách liên lạc hiện có.
  • Soạn thảo và phê duyệt thông tin bằng văn bản, báo cáo, thuyết trình và bảng tính:
    • Tiến hành nghiên cứu và tạo báo cáo bằng cách thu thập dữ liệu từ các công cụ khác nhau hoặc hợp nhất những thông tin hiện có thành báo cáo.
  • Quản lý lịch họp của giám đốc, đảm bảo mọi viện diễn ra một cách thuận lợi nhất:
    • Đảm bảo nhiệm vụ và dự án được hoàn thành trong thời hạn chỉ định
    • Chuẩn bị chương trình họp để tối đa hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
    • Ghi chép biên bản họp và gửi cho từng người tham gia.
    • Sắp xếp các địa điểm họp, các dịch vụ ăn uống, tổ chức khi có sự kiện lớn diễn ra.
    • Sắp xếp nơi ăn, chổ ở cho giám đốc khi đi công tác xa.
  • Lưu trữ và sắp xếp các tài liệu giấy và điện tử, như email, báo cáo và hồ sơ hành chính khác:
    • Chuyển đổi tài liệu giấy sang kỹ thuật số bằng máy scan
    • Hỗ trợ nhập dữ liệu và bảo trì cơ sở dữ liệu.
    • Đặt hàng vật tư còn thiếu và duy trì số lượng vật tư luôn có sẵn. Thay thế vật liệu và thiết bị khi cần thiết hoặc được hướng dẫn.
    • Hiểu và cập nhật với cơ cấu tổ chức, chính sách mục tiêu của doanh nghiệp.
  • Quản lý và báo cáo chi phí:
    • Trong một số trường hợp, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kế toán, chẳng hạn như sổ sách kế toán và hóa đơn.
Trợ lý điều hành - Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?

Nhiệm vụ hàng ngày

  • Xem lại và lọc tất cả thư đến và đi, cuộc gọi, email và fax.
  • Quản lý lịch trình hàng ngày của một giám đốc điều hành, thiết lập các cuộc hẹn quan trọng và cá nhân.
  • Hoạt động như một liên lạc và điểm liên lạc đầu tiên với các cá nhân và tổ chức.
  • Thực hiện tìm kiếm và cung cấp thông tin và khuyến nghị.
  • Chuẩn bị thuyết trình, tài liệu và các báo cáo khác.
  • Nộp và tổ chức các tài liệu giấy và điện tử, như email, báo cáo và hồ sơ hành chính khác.

Kỹ năng và trình độ cần thiết

  • Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt
    • Lập kế hoạch và biết sắp xếp ưu tiên các hoạt động để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả khi khối lượng công việc cao.
    • Đa nhiệm, có thể giải quyết nhanh các vấn đề hiệu quả.
  • Mức độ chủ động, linh hoạt và thích ứng cao:
    • Có thể học hỏi và thích nghi nhanh chóng khi phải đối mặt với nhu cầu thay đổi liên tục.
  • Có khả năng quan sát tốt và cẩn thận cao.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt
    • Giao tiếp rõ ràng, cả bằng văn bản và bằng lời nói để có thể xây dựng niềm tin và vun đắp mối quan hệ với khách hàng, đồng nghiệp và giám đốc điều hành.
    • Có hình ảnh cá nhân tốt, cách nói chuyện qua điện thoại khéo léo.
    • Có một tính cách thân thiện, hấp dẫn để thúc đẩy và duy trì các mối quan hệ tích cực
    • Có kĩ năng tốt trong các dịch vụ khách hàng, có thể đoán được nhu cầu của người khác và xử lý chúng một cách chủ động và ngoại giao tốt.
  • Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề:
    • Sử dụng óc sáng tạo để phát hiện và xử lý các vấn đề hiệu quả.
  • Kỹ năng hành chính tốt
    • Thành thạo trong việc sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng, các mẫu đơn cần thiết.
    • Có kĩ năng đánh văn bản nhanh. Từ 40-60 từ mỗi phút là một lợi thế.
    • Có khả năng vận hành các thiết bị văn phòng cơ bản nhưng máy in, máy photo, máy fax..
  • Mức độ trung thực, thận trọng và liêm chính cao:
    • Đủ tin cậy để xử lý thông tin nhạy cảm / bí mật.
    • Có thể hiểu và hành động về các vấn đề phức tạp, nhạy cảm.
    • Có quan hệ rộng rãi, tự túc, đúng giờ và đáng tin cậy
Trợ lý điều hành - Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?

Hình ảnh của một trợ lý gắng liền với hình ảnh của giám đốc và cả công ty. Do đó, họ cần phải thể hiện thái độ tích cực, lịch sử và thiện cảm với mọi người để duy trì các mối quan hệ tích cực với công ty.

Yêu cầu giáo dục tối thiểu cho vị trí Trợ lý điều hành là bằng tốt nghiệp trung học. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm các ứng viên đã hoàn thành các khóa học sau trung học hoặc đã có bằng cấp học thuật cao hơn, chẳng hạn như bằng cao đẳng hoặc đại học về Quản trị kinh doanh.

Hầu hết các vị trí Trợ lý Điều hành đều yêu cầu từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm làm việc trong môi trường văn phòng. Có kiến ​​thức cơ bản về lĩnh vực mà ứng viên muốn làm việc luôn là điều bắt buộc.

Trợ lý điều hành phải sẵn sàng bước ra ngoài bản mô tả công việc của họ, nghĩa là họ thường sẽ phải nhận thêm trách nhiệm và sẽ phải làm việc đột xuất và thêm giờ, cũng như có thể liên lạc bất kì lúc nào.

Sinh Viên Plus tổng hợp

Gửi bài cộng tác :  bientap@sinhvienplus.vn

Chủ đề gợi ý

Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Bạn đã biết điều này chưa?
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Cuộc sống sinh viên
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Thông tin công nghệ
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Phim hay nè!
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Cười chút chơi!
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Sống tốt mỗi ngày
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Showbiz Việt
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Chút tâm sự
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Thông tin về y tế, sức khỏe
Trợ lý điều hành – Executive Assistant là gì? Yêu cầu và công việc ra sao?
Tài liệu học tập
PHP Code Snippets Powered By : XYZScripts.com

Tìm kiếm