10 kĩ năng sinh viên cần biết để có thể viết một email chuyên nghiệp

Rất nhiều người đã từng mắc các lỗi cơ bản trong việc viết và gửi email, điều này khiến những người nhận email (có thể là giáo viên hoặc nhà tuyển dụng) đánh giá thấp bạn mặc dù trình độ và khả năng chuyên môn bạn rất cao. Hay nói cách khác, người khác đánh giá con người, tính cách của bạn thông qua cách bạn viết email.

Sinh Viên Plus sẽ gợi ý cho các bạn một số kĩ năng viết email chuyên nghiệp, các bạn có thể tham khảo để nâng cao kĩ năng của mình hơn nhé!

1/ Mở đầu email là một lời chào thân thiện

Viết email cũng giống như bạn bắt chuyện làm quen với một người bạn mới. Nếu tự dưng có một người đến và nói chuyện với bạn nhưng bạn không biết họ là ai thì bạn sẽ làm thế nào? Lờ đi là cách người ta hay chọn nhất. Do để mở đầu email hãy có một lời chào và lời giới thiệu về bản thân mình.

Ví dụ như : “Chào bạn, mình là …”

Điều này sẽ khiến bạn gây ấn tượng tốt ban đầu đối với người nhận mail.

2/ Đừng ngại, hãy thêm dấu chấm than cho những câu biểu cảm

Nhiều người rất ngại khi sử dụng dấu chấm than trong email vì nó khiến cho một bức thư có vẻ trở nên nghiêm trọng hơn. Thế nhưng, nếu bạn biết cách sử dụng thì nó sẽ khiến email của bạn thân thiện hơn vì người đọc có thể cảm nhận được cảm xúc của bạn khi viết email này đấy.

Ví dụ như: “Chúc bạn buổi tối vui vẻ!” Sẽ trông có vẻ thân thiện gần gũi hơn “Chúc bạn buổi tối vui vẻ” đúng không nào!

Tuy nhiên, bạn đừng lạm dụng chúng quá nhiều vì đôi khi nó sẽ có tác dụng phụ là nó sẽ biến bạn giống như một người kích động đấy.

>>> Xem thêm: Những người “ế lâu năm” thường là những người rất thông minh

3/ Đừng viết hoa tất cả các chữ trong email

Những chữ viết hoa thường dùng để nhấn mạnh một vấn đề gì đó. Thế nhưng, khi bạn nhấn mạnh toàn bộ nội dung email thì có phải giống như bạn đang hét vào mặt ai đó. Điều này cực kì tối kị trong việc viết email chuyên nghiệp nhé!

4/ Phản hồi kịp thời cho người khác biết bạn đã nhận được email

Nếu bạn là một người thường xuyên giải quyết các việc thông qua email từ người khác thì bạn nên lưu sẵn một nội dung trả lời chung trong điện thoại để có thể phản hồi người khác ngay sau khi bạn nhận email bằng cách copy và paste trong phần trả lời. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tính năng tự động trả lời của các nền tảng email.

Ví dụ như: “Cám ơn bạn đã gửi mail cho mình, hiện tại mình đang có việc bận nên chưa thể trả lời bạn ngay lúc này. Nếu có việc gấp bạn có thể gọi cho mình qua số điện thoại nhé!”

5/ Trình bày nội dung hợp lý, nhất là các khoảng trắng

Không ai muốn đọc một email chứa một khối chữ dài loằng ngoằng đâu, nhìn thôi đã hoa cả mắt rồi. Thế nên, khi viết email bạn nên chia phần và ngắt nghỉ cho người nhận mail xem và “thở” được nhé!.

6/ Kiểm tra lỗi

Đầu tiên, bạn nên kiểm tra xem mình đã có tiêu đề hay chưa và tiêu đề có khiến người xem hiểu rõ nội dung mà bạn muốn người ta đọc chưa. Rất nhiều bạn gửi email cho Sinh Viên Plus nhưng với tiêu đề “Chào bạn”, “fasgagsadas”, minh gửi cái này”, chào admin”… Những email này thường sẽ rơi vào email spam, hơn nữa, người nhận mail cũng không biết mình sẽ đọc gì trong đây, virus hay một bức thư đe dọa nào chăng. Tất nhiên, không riêng gì đội ngũ biên tập, mà trong chúng ta, bất kì ai nhận được email kiểu này đều cảm thấy không được tôn trọng nên chuyện lờ đi là tất yếu.

Hơn nữa, bạn càng phải hạn chế vi phạm lỗi chính tả nhé. Chắc hẳn ai cũng có ít nhất một vài lần bị mắc lỗi này, thế nhưng, đừng để nó ảnh hưởng quá nhiều đến nội dung email. Người nhận có thể thông qua đó mà nghĩ rằng, bạn là một người không kĩ tính hoặc “ẩu” đấy.

>>> Có thể bạn quan tâm: 10 điều bạn nên trải qua ít nhất 1 lần trước tuổi 25

7 | Sử dụng icon biểu cảm một cách hợp lý

Bạn chỉ nên sử dụng các icon khi gửi mail cho những người thân thiết, bạn bè gần gũi để nội dung email sinh động hơn. Tuy nhiên, đối với những người xa lạ hoặc nhà tuyển dụng, thầy cô mới… thì họ sẽ xem điều này là một sự lố bịch và trẻ con. Email cho người lạ bạn cần phải thật trang trọng và chỉnh chu.

Khi sử dụng icon trong email, bạn phải chắc rằng, người nhận sẽ không cảm thấy phiền hay có bất kì vấn đề nào với việc này nhé! Mà tốt nhất là không nên dùng nhé mọi người!

8/ Đừng nói chuyện như một robot, thư điện tử đã đủ cứng nhắc rồi

Bạn nên các nhân hóa nội dung email của mình như cách xưng hô, dấu chấm cảm vào nhé, đừng để người xem email nghĩ rằng họ đang nhận email từ một con robot.

9/ Không nên viết tắt trong email.

>>> Bạn đã xem chưa: Khoa học chứng minh: Trai thẳng vẫn có thể bị bẻ cong nếu gặp đúng người

Chúng ta không bận đến nỗi viết tắt trong email đâu phải không nào, một email có nội dung đầy đủ đôi khi sẽ rất tiện lợi cho bạn trong việc tìm kiếm sau này đấy.

10/ Nên có một câu chúc hoặc một câu chào ở cuối email

Nhiều người cho rằng, phần chào hỏi cuối câu giống như những món trang trí trên chiếc bánh kem. Nếu không có nó thì chiếc bánh cũng không đáng để ăn cho lắm.

Ví dụ các bạn có thể thêm: “Chúc … cuối ngày vui vẻ!”, “Trân trọng”,….

Mình hi vọng 10 kĩ năng trên sẽ một phần nào đó giúp các bạn nâng cao kĩ năng viết email của mình hơn. Theo bạn, còn kĩ năng nào mình cần bổ sung, hãy bình luận phía dưới cho mọi người biết nhé!