Skip to content

Dùng hơn 5 phút để trả lời một email đơn giản? Bạn đang làm việc quá chậm đấy!

Thật ra chỉ qua thời gian bạn trả lời email đã có thể thấy được hiệu suất, thậm chí cả năng lực thực sự của bạn.

Vậy bạn mất mấy phút để trả lời một email?

Nếu bạn phải dành đến 15 phút để trả lời một email thông thường thì thực tế khó có phương pháp nào để giúp bạn tăng được năng suất làm việc. Xóa bớt thư trong hộp thư đến, chia thư theo nhóm để xử lý, tắt thông báo… tất cả đều gần như vô dụng.

Vậy từ hôm nay hãy cố gắng trả lời một email chỉ trong vòng 5 phút. Thực ra các quản lý đang yêu cầu nhân viên làm được điều này. Và để đạt được thời gian như trên cần có các nguyên tắc sau.

1. Hãy ngắn gọn

Không dài dòng khi bạn trả lời một email khác hoàn toàn với khái niệm lạnh nhạt hay chỉ làm cho có.

Dùng hơn 5 phút để viết một email! Bạn sẽ bị đánh giá làm việc quá chậm đấy!

Tập diễn đạt câu từ thật ngắn gọn dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề và đặc biệt không sử dụng những từ rườm rà sáo rỗng. Thậm chí bạn có thể phá vỡ “nguyên tắc 5 phút” thành 3 phút hoặc 2 phút, tùy thuộc vào vị trí của bạn.

Dành 5 phút cho một email chỉ với những bức thư yêu cầu phản hồi theo cách đặc biệt hơn. Còn sử dụng mail để trao đổi công việc với đồng nghiệp thì thời gian tiêu chuẩn chưa đến 1 phút.

Tuy nhiên, làm sao để biết được rằng mình đang tốn quá nhiều thời gian cho việc trả lời mail?

2. Lời xã giao đầu cuối

Cách tốt nhất để không làm mất quá nhiều thời gian cho lời chào hỏi đầu chính là sử dụng bộ đếm giờ trên điện thoại. Hãy giải quyết trong vòng 5 phút cho dù bạn có nhiều điều muốn nói đến cỡ nào.

Thực thế, phần mất nhiều thời gian nhất trong mỗi bức thư lại chính là phần chào đầu và cuối thư. Thế nên, đừng mất công nghĩ về nó mỗi lần viết mail, hãy soạn sẵn và sử dụng mỗi khi cần.

Dùng hơn 5 phút để viết một email! Bạn sẽ bị đánh giá làm việc quá chậm đấy!

Những phần chào hỏi là không thể thiếu trong mỗi bức thư nhưng chúng cũng hay bị cắt bỏ nhất, vì thế đừng mất thời gian trau chuốt những câu này để tránh trường hợp quá dài dòng, lãng phí.

3. Bạn cũng nên có những mẫu câu trả lời soạn sẵn

Soạn sẵn trước những nội dung trả lời chính là cách hay nếu bạn nhận thấy rằng bạn thường trả lời mail với những nội dung tương tự nhau.

Hãy sử dụng các công cụ, chẳng hạn như ứng dụng TextExpander, ứng dụng này sẽ ghi lại những từ bạn gõ, khi bạn gõ một từ cụ thể, nó sẽ lập tức hoàn thành câu dựa trên thói quen của bạn.

Xem thêm: Con trai bị cô giáo kéo ra 1 góc dạy dỗ khiến bà mẹ tức giận trách mắng

Bên cạnh đó, Gmail và Outlook cũng có các phản hồi soạn sẵn, dù phải thực hiện nhiều thao tác hơn, nhưng hai hệ thống này thậm chí có thể giúp bạn viết ra chủ đề.

Và bạn cũng cần lưu ý hãy chỉ sử dụng email làm thư điện tử, để các công cụ khác “thực hiện nhiệm vụ của mình”.

Hơn 5 phút để trả lời một email nhiều khi nó đã trở thành bài báo cáo hay bản ghi nhớ chứ không đơn thuần là một email nữa. Và giả sử bạn dùng mail để giải quyết mọi việc, thì chúng sẽ rối lên khiến bạn “chết chìm” trong đống thư điện tử mãi không giải quyết hết công việc.

Ảnh: Tổng hợp

Tham gia group Chuyện Sinh Viên để cùng nhau chia sẻ những trải nghiệm đẹp nhất của thời thanh xuân nhé bạn yêu ơi!

Gửi bài cộng tác :  bientap@sinhvienplus.vn

Chủ đề gợi ý

Please select listing to show.